Technologie pour les associations - Partie 1

Pour plusieurs associations ou regroupements, le mot ‘technologie’ est synonyme de cauchemar. Juste à la lecture du titre de cette capsule, je suis certain que certains d’entre vous ont vu leur rythme cardiaque brusquement accéléré. Rassurez-vous, le but de cette chronique n’est pas de vous aider à devenir un programmeur HTML ou un virtuose de Java (rien à voir avec le café Moka Java !) mais plutôt de vous informer sur les principaux enjeux reliés à la technologie.

Différents sujets seront donc discutés au fil de ce blogue. Nous aborderons la technologie du point de vue du membre d’une association, de la permanence et finalement des intervenants gravitant autour de l’organisme. Dans chacun de ces cas, nous décrirons les principaux problèmes ainsi que les pistes de solutions.

Pour commencer cette première capsule, regardons la technologie du point de vue d’un membre. Généralement, l’objectif premier d’une association est de servir ses membres et afin d’y arriver il faut s’assurer de toujours bien communiquer avec ceux-ci. En 2009, l’internet s’impose comme le principal outil de communication. Pour certains, la télécopie ou l’envoi d’information par courrier traditionnel (Postes Canada) demeure un moyen important mais la tendance est à la baisse. Cependant, le fait d’avoir un site internet n’est pas en soi suffisant pour s’assurer d’avoir un contact régulier et de qualité avec nos membres. En effet, un site qui affiche de l’information désuète (tournoi de golf d’il y a 2 ans ou des activités à venir dont la date est passée depuis belle lurette) n’est pas très inspirant pour un membre et les chances qu’il revienne régulièrement faire un tour ne sont pas très élevées. Inversement, un site riche en contenu et régulièrement rafraîchi permet de s’assurer une certaine fidélité. La question à se poser est la suivante : Que dois-je publier ou rendre accessible sur mon site pour m’assurer que mes membres en deviennent accros ?

En voici quelques exemples :
-Nouvelles de l’association (pas de vieilles nouvelles sur la page d’accueil); idéalement, il faut regrouper les nouvelles par thèmes (nouvelle des membres, de l’association ou de l’industrie…)
-Calendrier des activités permettant l’inscription et le paiement en ligne
-Section réservée aux membres permettant de consulter le répertoire des membres, de modifier ses coordonnées, de consulter ses factures, de télécharger des documents…
-Offres d’emploi ou de contrat en ligne
-Petites annonces classées

J’entends d’ici pester certains d’entre vous contre le manque de temps et de ressources vous empêchant de faire en sorte de livrer un produit de qualité à vos membres. À vous et aux autres, je vous demande d’être patients et d’attendre la prochaine capsule afin de découvrir le genre de technologie qu’il faut rechercher et mettre en place pour y arriver.

MS*Access, rêve ou cauchemar?

La démocratisation des technologies de l’information dans les entreprises a grandement été permise par des outils tels que Microsoft Access et MS Excel. En effet, les ressources des départements de TI étant souvent débordées et assignées à des projets de grande envergure tels que l’implantation de progiciel (SAP, Oracle ou autre ERP), ils ne peuvent s’occuper des besoins plus spécifiques des utilisateurs départementaux.

Cet état de fait a ouvert la porte aux super utilisateurs départementaux qui par débrouillardise ont développé une multitude de petites applications avec des outils comme MS Access. Les utilisateurs ont donc ainsi trouvé une façon rapide de répondre à leur besoin de système d’information sans être obligé d’attendre après qui que ce soit. C’est le rêve de tous les utilisateurs!!!

Cependant, la prolifération de ces applications a de multiples conséquences qui se rapprochent du cauchemar pour les départements de TI :
- La plupart du temps, la seule personne capable d’opérer et de modifier cette application est le super utilisateur. Lorsque celui-ci quitte l’organisation, son successeur doit se tourner vers le département de TI afin de trouver de l’aide. Les ressources du département de TI n’ayant pas participé à la mise en place de cette application, ils ne peuvent pas et ne veulent pas prendre en charge cette patate chaude.

• Généralement, aucune norme de développement n’a été suivie et les règles de l’art ne sont pas nécessairement respectées dans l’élaboration du modèle de données.

• La sécurité des données est très souvent déficiente.

• Les usagers s’échangent des versions de la même application afin de faire de la saisie et on se retrouve avec une multitude de copies non synchronisées.

• Le coût des licences pour MS Access a explosé, car tous les utilisateurs doivent en avoir une copie sur leur poste de travail.

• La fiabilité des applications laisse à désirer, car elles sont souvent poussées à la limite et des pertes de données peuvent survenir.

L’ensemble de ces conséquences est vécu par une grande quantité d’entreprises. Certaine d’entre elles ont décidé de s’attaquer à ce problème en récupérant ces petites applications et en le migrant dans une base de données centralisée. Les défis reliés à une telle décision sont nombreux :

• Être capable de livrer de petites applications aussi rapidement que les utilisateurs le font tout en respectant une méthodologie et des normes approuvées.

• Rendre les applications accessibles via un fureteur ce qui ne nécessitera aucune installation sur les postes clients et réduira les coûts de licence et de déploiement.

• Sécuriser les applications afin de s’assurer que seules les bonnes personnes accèdent à leurs données.

Nos clients étant des utilisateurs Oracle pour leurs systèmes de mission, il a donc été facile de retenir la base de données Oracle comme entrepôt central de toutes les données contenues dans les petites applications départementales. Il suffisait maintenant de trouver un outil de développement rapide permettant de construire une couche d’interface permettant aux utilisateurs de gérer les données ainsi stockées. Notre recommandation a porté sur Oracle Application Express principalement pour sa facilité d’apprentissage, sa gratuité (option sans frais de la base de données) et la possibilité de l’utiliser avec une méthodologie de type Agile.

À ce jour, tous les clients qui ont emprunté cette voie technologique ont gagné en efficacité et en performance tout en récoltant des économies substantielles au passage. Le rêve qui s’était transformé en cauchemar est redevenu un rêve !!!!

Atelier de migration Oracle Forms vers Oracle Application Express (APEX)

Le 20 mai 2009, dans les locaux de la firme Oracle à Montréal, j’ai eu le plaisir de présenter devant une quinzaine de participants représentant une dizaine d’organisations, notre méthodologie permettant de faciliter la migration d’applications Oracle*Forms vers Oracle Application Express. Au cours des derniers mois, Insum Solutions à participer à la migration d’applications Forms vers APEX et a acquis une expertise en évaluation et en gestion de projet de migration. Cette journée a permis aux participants de bien comprendre les problématiques reliées à une migration d’une application client-serveur vers un environnement entièrement web.

Serge Tremblay, pré-vente chez Oracle a débuté la journée en positionnant le produit Oracle Application Express parmi la grande variété de différents outils offerts par Oracle. Il est très important de comprendre que chaque outil peut faire partie de la solution cherchée par une organisation et que seules une compréhension des besoins d’affaires et une analyse des défis à relever permettent de choisir la solution optimale qui peut être composée d’un ou plusieurs éléments de la suite Oracle. Les organisations qui choisiront de migrer Oracle*Forms vers APEX devront le faire pour les bonnes raisons telles que le désir d’avoir des applications entièrement web avec interface enrichie, de miser sur un outil de développement rapide et de récupérer l’expertise SQL et PL/SQL des développeurs en place. L’argument qu’il faut remplacer les applications Forms, car le produit ne sera plus supporté n’est pas valable, car Oracle s’est commis jusqu’en 2018.

Suite à l’exposé de Serge, et sur l'invitation de Marc Côté agissant comme animateur de la journée, j’ai enchainé en expliquant notre approche de migration, les grands concepts qu’il faut retenir lorsqu’on passe d’un mode client/serveur vers le web et en expliquant comment l’outil de migration maintenant offert avec la version 3.2 d’Oracle Application Express nous permet de mieux suivre nos projets de migration. Le principal point à retenir est relié au fait qu’une migration Forms vers APEX est avant tout un projet et qu’il doit être considéré comme tel. Les efforts requis ne sont pas minimes et beaucoup d’interventions manuelles sont nécessaires.

Dans l’après-midi, Brigitte Lafond, analyste séniore chez Insum Solutions assistée d’Éric Boissonneault, développeur APEX, a animé un atelier où les participants ont converti une application Oracle*Forms vers APEX.

Tout au long de la journée, plusieurs questions ont été posées et plusieurs discussions ont été amorcées et au bout du compte tous les participants sont repartis avec une meilleure compréhension des gestes à poser et des efforts requis pour effectuer avec succès une migration Oracle*Forms vers Oracle Application Express.