MS*Access, rêve ou cauchemar?

La démocratisation des technologies de l’information dans les entreprises a grandement été permise par des outils tels que Microsoft Access et MS Excel. En effet, les ressources des départements de TI étant souvent débordées et assignées à des projets de grande envergure tels que l’implantation de progiciel (SAP, Oracle ou autre ERP), ils ne peuvent s’occuper des besoins plus spécifiques des utilisateurs départementaux.

Cet état de fait a ouvert la porte aux super utilisateurs départementaux qui par débrouillardise ont développé une multitude de petites applications avec des outils comme MS Access. Les utilisateurs ont donc ainsi trouvé une façon rapide de répondre à leur besoin de système d’information sans être obligé d’attendre après qui que ce soit. C’est le rêve de tous les utilisateurs!!!

Cependant, la prolifération de ces applications a de multiples conséquences qui se rapprochent du cauchemar pour les départements de TI :
- La plupart du temps, la seule personne capable d’opérer et de modifier cette application est le super utilisateur. Lorsque celui-ci quitte l’organisation, son successeur doit se tourner vers le département de TI afin de trouver de l’aide. Les ressources du département de TI n’ayant pas participé à la mise en place de cette application, ils ne peuvent pas et ne veulent pas prendre en charge cette patate chaude.

• Généralement, aucune norme de développement n’a été suivie et les règles de l’art ne sont pas nécessairement respectées dans l’élaboration du modèle de données.

• La sécurité des données est très souvent déficiente.

• Les usagers s’échangent des versions de la même application afin de faire de la saisie et on se retrouve avec une multitude de copies non synchronisées.

• Le coût des licences pour MS Access a explosé, car tous les utilisateurs doivent en avoir une copie sur leur poste de travail.

• La fiabilité des applications laisse à désirer, car elles sont souvent poussées à la limite et des pertes de données peuvent survenir.

L’ensemble de ces conséquences est vécu par une grande quantité d’entreprises. Certaine d’entre elles ont décidé de s’attaquer à ce problème en récupérant ces petites applications et en le migrant dans une base de données centralisée. Les défis reliés à une telle décision sont nombreux :

• Être capable de livrer de petites applications aussi rapidement que les utilisateurs le font tout en respectant une méthodologie et des normes approuvées.

• Rendre les applications accessibles via un fureteur ce qui ne nécessitera aucune installation sur les postes clients et réduira les coûts de licence et de déploiement.

• Sécuriser les applications afin de s’assurer que seules les bonnes personnes accèdent à leurs données.

Nos clients étant des utilisateurs Oracle pour leurs systèmes de mission, il a donc été facile de retenir la base de données Oracle comme entrepôt central de toutes les données contenues dans les petites applications départementales. Il suffisait maintenant de trouver un outil de développement rapide permettant de construire une couche d’interface permettant aux utilisateurs de gérer les données ainsi stockées. Notre recommandation a porté sur Oracle Application Express principalement pour sa facilité d’apprentissage, sa gratuité (option sans frais de la base de données) et la possibilité de l’utiliser avec une méthodologie de type Agile.

À ce jour, tous les clients qui ont emprunté cette voie technologique ont gagné en efficacité et en performance tout en récoltant des économies substantielles au passage. Le rêve qui s’était transformé en cauchemar est redevenu un rêve !!!!